10 conseils pour planifier votre semaine au travail pour une meilleure organisation

Je n’ai jamais été un fan du dimanche soir. Bien sûr, il signale la fin du week-end. Mais, pour moi, il s’agit plutôt de m’inquiéter de toutes les choses que je dois faire dans la semaine à venir. C’est accablant et peut presque provoquer une crise de panique – si je ne me concentre pas pour aller de l’avant. en savoir plus sur les jours ouvrés. La bonne nouvelle, c’est qu’il existe un moyen de me rassurer. Planifier ma semaine à l’avance afin d’être suffisamment organisée et concentrée pour accomplir les choses élimine la plupart des facteurs de stress.

Que vous le fassiez depuis un certain temps ou que vous soyez novice, voici 10 conseils que vous devriez utiliser pour planifier votre semaine de travail à venir.

1. Planifiez vos journées.

Si vous avez votre liste de choses à faire à proximité, alors déplacez ces éléments sur votre calendrier. Mais ne les placez pas au hasard le jour qui vous plaît. Au lieu de cela, programmez vos journées de manière plus stratégique en:

• Créant des journées à thème. Les lundis seraient réservés aux tâches administratives, les mardis seraient ceux où vous prenez toutes vos réunions.
• Organiser vos journées quand vous êtes le plus productif. Vous pouvez le faire autour d’heures et de jours spécifiques. Par exemple, si vous êtes plus énergique le matin, alors programmez les tâches le matin. En ce qui concerne les jours, les recherches ont montré que le mardi et le mercredi sont les jours où notre niveau d’énergie est le plus élevé. Il commence à baisser le jeudi, le vendredi étant le niveau d’énergie le plus bas.
• Planifiez vos journées par priorité.
• Estimez le temps que prendra une tâche spécifique et bloquez-la dans votre calendrier. 

2. Prévoyez du temps pour l’inattendu.

Même si vous êtes préparé et organisé, l’inattendu est toujours tapi dans le coin. Votre enfant tombe malade et vous devez rester à la maison. Vous avez un pneu crevé sur le chemin du travail. Une réunion prend du retard. Vous avez compris l’idée.

Evidemment, vous ne pouvez pas prévoir tous les pires scénarios. Mais, cela peut être un peu moins stressant si vous réservez du temps tout au long de la semaine pour les imprévus. L’un de ces moyens serait de laisser une heure ou deux d’espace vide dans votre calendrier chaque jour. N’utilisez pas ce temps pour regarder un film. Au lieu de cela, utilisez ce bloc pour faire face à toute situation imprévue.

Et, si rien ne se passe ? Utilisez ce temps pour méditer, réfléchir ou commencer votre prochaine tâche.

3. Planifiez les réunions avec sagesse.

« Les réunions peuvent être efficaces et efficientes, mais il y a des moments où elles ne le sont pas », écrit Choncé Maddox. « Si vous allez programmer des réunions avec des clients, des membres de l’équipe et des prospects, assurez-vous de les garder orientées vers des objectifs spécifiques. »

Choncé limite le nombre de réunions et de conférences téléphoniques qu’elle prend avec les clients et son équipe, car c’est du temps que tout le monde pourrait travailler. « Se connecter avec d’autres personnes et discuter de sujets importants peut être utile », ajoute-t-elle. « Mais si vous passez des heures par jour en réunion au lieu d’accomplir des tâches réelles, vous vous préparez à une journée de travail beaucoup plus longue. »

Si une réunion est nécessaire, Choncé suggère de « créer un planning réaliste et de s’assurer que les conversations restent dans le cadre des tâches à accomplir. »

4. Codez votre calendrier en couleur.

Le code couleur de votre calendrier vous permet de voir rapidement ce qui vous attend pour la semaine à venir. Il peut également vous aider à visualiser vos objectifs. Prenez donc quelques minutes et attribuez les bonnes couleurs aux bonnes activités, comme le rouge pour les tâches orientées vers les détails et le gris pour les réunions.

5. Vivez une vie sans désordre.

Le désordre est stressant et distrayant. Et il n’est pas bon pour votre santé générale. C’est pourquoi vous devez maintenir une vie sans désordre.

Vous pouvez y parvenir en jetant, recyclant ou donnant tout ce qui ne vous apporte pas de joie ou n’est plus nécessaire. Commencez à dire non aux gratuités et aux demandes de temps qui n’ont pas d’utilité. Simplifiez vos objectifs, pratiquez la pleine conscience et arrêtez le multitâche. Et, prévoyez du temps pour ranger votre espace de travail, votre maison et votre véhicule.

6. Ayez un compagnon de responsabilité.

Vous devez vous tenir responsable. Mais, cela ne fait jamais de mal d’avoir une deuxième paire d’yeux pour examiner votre calendrier.

Disons que vous partagez votre calendrier ou vos plans hebdomadaires avec votre conjoint pendant le week-end. Il remarque que vous avez prévu de travailler tard mercredi. Le problème ? Vous aviez déjà des projets, comme emmener votre enfant à l’entraînement de basket ou recevoir des amis à dîner. Vous pouvez ajuster votre calendrier avant que cela ne devienne un conflit d’horaires.

7. Allouez du temps pour des routines épanouissantes.

Des routines épanouissantes nous permettent de rester frais et dispos. Les exemples seraient les passe-temps, passer du temps avec la famille, et la lecture. Mais, avec tant de choses qui se passent autour de nous, il peut être facile de les négliger. Assurez-vous de bloquer du temps pour ces routines chaque jour.

8. Faites vos tâches les plus difficiles dès que possible.

« Le début de la journée est bon pour le travail concentré qui nécessite plus de discipline et d’énergie », a déclaré Laura Vanderkam à Domino. « Pas pour tout le monde, mais pour la plupart des gens. Donc, si vous pouvez vous tailler un créneau, disons de 8 h 30 à 10 h, pour un gros projet important, vous ferez probablement des progrès. »

Pour les tâches douces, comme les e-mails, gardez-les pendant les accalmies de productivité.

9. Essayez le  » Da Vinci Schedule « 

Leonardo Da Vinci a dit un jour :  » De même qu’une journée bien remplie amène un sommeil béni, une vie bien employée amène une mort bienheureuse.  » Inspiré par cette citation, l’entrepreneur Adrian Iliopoulos a développé le « Da Vinci Schedule » pour une performance de pointe.

Pour commencer, réfléchissez au week-end et planifiez votre semaine chaque dimanche soir. Ensuite, divisez votre semaine dans les catégories suivantes : travail approfondi, administratif, réunions, fitness, réseautage et jeu. Vous venez de donner une structure à votre travail et de désencombrer votre espace personnel.

10. Organisez comme un chef.

Dans le monde culinaire, il existe un terme français appelé mise-en-place. Il signifie « mettre en place ». Et, les chefs utilisent ce concept pour que leurs cuisines soient organisées et fonctionnent bien. Pour ce faire, ils rassemblent et disposent tous les ingrédients et outils nécessaires à la cuisine.

Vous pouvez également appliquer ce concept à votre vie. Assurez-vous de donner à chaque chose une maison et de ranger les articles lorsqu’ils ne sont pas utilisés. Si vous avez besoin d’un article spécialisé pour accomplir une tâche cette semaine, assurez-vous de l’avoir avant de vous plonger dans votre travail. Et, passez quelques minutes chaque jour à nettoyer et à ranger.