Comment faire une facture d’entreprise : Conseils de facturation professionnelle pour un paiement plus rapide

Les petites entreprises doivent établir des factures précises pour demander le paiement de leurs clients. Pour établir une facture commerciale, les propriétaires d’entreprise doivent élaborer leur propre document d’aspect professionnel ou utiliser un modèle de facture préétabli. Une facture d’entreprise doit comporter tous les détails financiers et comptables importants dont les clients ont besoin pour effectuer un paiement, notamment une liste détaillée des services fournis, une date limite de paiement et le montant total dû, avec les taxes applicables. Créer une facture professionnelle, facile à lire et bien présentée vous aidera à être payé plus rapidement pour vos services. la tva et les factures

Comment faire une facture commerciale en 8 étapes faciles

Les freelances et les entrepreneurs doivent faire des factures commerciales professionnelles pour demander le paiement de leurs clients. Suivez ces étapes simples de facturation et commencez à facturer vos services :

1. AJOUTEZ VOTRE LOGO

Créez un en-tête pour votre document et ajoutez le logo de votre entreprise en haut. Si vous réalisez une facture commerciale dans Microsoft Word, vous pouvez sélectionner un modèle de facture Word qui comprendra un en-tête avec un espace pour votre logo.

2. INCLURE LES INFORMATIONS DE VOTRE ENTREPRISE

Dans l’en-tête de la facture, vous devrez également ajouter les coordonnées de votre entreprise. Incluez le nom, l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique de votre entreprise dans l’en-tête.

3. AJOUTEZ LES COORDONNÉES DE VOTRE CLIENT

Directement sous l’en-tête, ajoutez les coordonnées du client sur votre facture. Indiquez le nom du contact correct, qui peut être un membre du service de facturation de l’entreprise plutôt que votre contact professionnel quotidien. Incluez également l’adresse, le numéro de téléphone et l’adresse électronique du client.

4. INCLURE LA DATE DE LA FACTURE

Ajouter la date à laquelle vous préparez la facture au document. Incluez-la sous les coordonnées du client.

5. PRÉCISEZ LA DATE D’ÉCHÉANCE DU PAIEMENT

Intégrez la date d’échéance du paiement sur votre facture commerciale et assurez-vous qu’elle se démarque par rapport à la date de la facture. Utilisez une police en gras ou une couleur de police différente pour la faire ressortir de la page. Soyez précis avec votre date d’échéance de paiement : écrivez la date en entier, par exemple « Paiement dû le 31 décembre 2018 » plutôt que d’utiliser des délais de paiement vagues comme « Paiement dû dans 30 jours. » Des dates claires sont moins susceptibles d’embrouiller les clients.

6. LISTE DE VOS SERVICES

La section principale de votre facture commerciale est une liste détaillée des services que vous avez fournis. Incluez les éléments suivants dans cette partie de votre facture :

• Une brève description de chaque service
• Le nombre d’heures travaillées ou la quantité vendue
• Le taux de rémunération
• Un sous-total des frais pour chaque service

7. AJOUTEZ LE MONTANT TOTAL DÛ

Ajoutez le montant total dû pour la facture, y compris les taxes. Inscrivez le total sur la facture en gros caractères gras pour qu’il attire votre attention lorsque vous jetez un coup d’œil à la page.

8. INCLURE VOS CONDITIONS DE PAIEMENT

Énumérez vos conditions de paiement au bas de votre facture, y compris les modes de paiement que vous acceptez. Si vous prévoyez de facturer des frais de retard pour les factures en souffrance, indiquez également les détails de votre politique en la matière. Il peut également être utile d’ajouter une note de remerciement polie. 

Conseils de facturation professionnelle pour être payé plus rapidement

Maintenant que vous connaissez les bases de la création d’une facture commerciale, voici quelques conseils de facturation pour aider votre petite entreprise à être payée plus rapidement :

1. SUIVRE VOTRE TEMPS

Si votre entreprise facture ses clients à l’heure, il est important que vous preniez l’habitude de suivre votre temps pour chaque projet sur lequel vous travaillez. En consignant soigneusement vos heures de travail, vous vous assurez que vos factures sont exactes. Et, en cas de litige avec un client, vous pourrez vous référer à vos notes détaillées pour montrer comment vous avez passé votre temps à travailler sur le projet. Vous pouvez suivre votre temps manuellement, en notant l’heure de début et de fin chaque fois que vous travaillez sur un projet, avec des notes sur ce que vous avez fait pendant ce temps. Vous pouvez également télécharger des applications et des extensions de navigateur pour enregistrer votre temps numériquement. Ou, si vous utilisez une solution comptable basée sur le cloud, vous devriez être en mesure de suivre facilement votre temps dans le logiciel.

2. FACTUREZ PROMPTEMENT

Prenez l’habitude de facturer les clients dès qu’un travail est terminé. De cette façon, le travail sera frais dans votre esprit à tous les deux et il y a moins de chance de faire une erreur sur votre facture. Plus vite vous enverrez les factures aux clients, plus vite vous recevrez votre argent.

3. FAIRE PAYER DES FRAIS DE RETARD

Faire payer des frais de retard peut être l’incitation dont certains clients ont besoin pour payer leurs factures à temps. Assurez-vous simplement de discuter de votre politique de frais de retard avec vos clients au moment de la signature de votre contrat, afin qu’ils ne soient pas pris au dépourvu lorsque votre première facture arrive. Une politique de frais de retard courante consiste à facturer 1,5 % par mois sur les factures en retard.

4. ACCEPTER PLUS DE TYPES DE PAIEMENT

Plus vous êtes flexible avec vos méthodes de paiement, plus il est facile pour les clients de vous payer d’une manière qui leur convient. Et lorsqu’il est plus facile pour les clients de payer, ils sont plus susceptibles de payer rapidement pour votre travail. Pensez à accepter les paiements par carte de crédit et les paiements en ligne, ainsi que les méthodes de paiement plus traditionnelles comme les espèces et les chèques.

5. AUTORISEZ LES PAIEMENTS AUTOMATIQUES

Pensez à mettre en place un système de paiement automatique des factures pour tous les clients que vous facturez à chaque cycle de facturation. Les paiements automatiques permettent aux clients d’autoriser les paiements selon un calendrier défini, de sorte qu’ils n’ont pas à se soucier de payer les factures manuellement chaque fois que vous envoyez une facture. Cela vous permet de vous assurer que vous êtes toujours payé à temps.