Excel vous facilite la vie

On ne sait pas trop par où commencer face à tout un tas de cellules vides censées devenir quelque chose de perspicace et structuré.
Puis on voit des professionnels ces monstruosités colorées complexes impossibles à comprendre, et on se sent encore plus perdu, ne serait que pour une chose aussi simple que de créer une liste déroulante Excel.

Heureusement, il n’est pas nécessaire qu’il en soit ainsi

Excel est conçu pour vous faciliter la vie en vous permettant de poser de bonnes questions de type  » Et si ?  » sans avoir à effectuer des tâches compliquées. Si vous avez construit un bon modèle dans Excel, alors un seul changement dans une case fera que toutes les autres se mettent à jour instantanément. Par conséquent, si vous êtes curieux de connaître l’impact d’une hausse de prix ou d’une augmentation des ventes, vous découvrirez ce que cela fait à vos finances en littéralement une seconde. Avant les ordinateurs, si vous changiez le prix d’un café au lait de 3,80€ à 4€, vous deviez refaire tous vos calculs. Aujourd’hui, vous changez un chiffre et Excel fait le reste. Mieux encore, vous pouvez cliquer sur un chiffre et voir d’où il vient. S’il est issu d’une série de calculs complexes, ce sera clair. S’il s’agit d’une supposition improvisée que vous avez sortie de nulle part, ce sera clair aussi.

Excel, c’est comme programmer un robot

Il accomplira exactement ce que vous lui ordonnez, indépendamment de ce que vous vouliez qu’il fasse. Il est très littéral, c’est-à-dire qu’il suit les instructions à la lettre, et les fait instantanément. Si nous faisons attention, cela nous fera gagner beaucoup de temps. Si nous nous y prenons à la légère et faisons preuve de négligence, alors nous perdrons beaucoup plus de temps par la suite.

Commençons par la partie la plus facile : le tableau des hypothèses. C’est simplement une grande liste de tous les chiffres que vous devinez. Par exemple, il peut s’agir du prix de chaque produit/service, ou du montant que vous dépensez en loyer chaque mois. Nous listons trois choses : l’élément, le chiffre et l’explication. Cela signifie que nous pouvons faire des suppositions sans oublier que nous les avons inventées. Cela signifie également que nous pouvons garder une trace de l’origine de chaque chiffre, comme le devis d’un fournisseur, les coûts historiques passés ou une supposition éclairée d’un ami. Vous pouvez généralement les énumérer assez rapidement. Maintenant, nous voulons construire le modèle lui-même. C’est le squelette dont nous avons discuté plus tôt : Revenus – Coûts = Profit. Nous allons commencer par calculer les revenus totaux, puis soustraire les différents types de coûts, et enfin comptabiliser notre profit (ou perte).

Les grands chiffres

Avoir 2 000 000€ de revenus semble être un grand chiffre, mais si nous ne savons pas comment il est calculé, nous ne pouvons pas être sûrs qu’il est correct. Pour savoir combien de revenus nous gagnons, nous devons revenir aux bases. Nous devons d’abord calculer combien de jours par mois/année nous sommes ouverts, puis voir combien d’articles nous vendons chaque jour. Pour calculer combien d’articles nous vendons, nous devons savoir combien de clients nous avons, et combien d’articles chacun d’entre eux achète. Oui, c’est délicat de calculer tout cela, mais la bonne nouvelle, c’est qu’en le faisant correctement une fois, il est facile de copier et de coller ces calculs pour les années à venir. Pour ce faire, nous devons donner une tâche à chaque cellule. C’est là que nous écrivons une instruction claire. Par exemple, pour aller chercher un nombre dans une autre cellule, pour multiplier ou compter une série de nombres, ou pour calculer la différence entre deux chiffres. Nous allons demander à ces cellules de prendre des nombres dans le tableau des hypothèses, puis de les additionner/soustraire/multiplier et diviser entre eux. Pour le revenu mensuel, par exemple, nous multiplions  » jours par mois  » par  » revenu quotidien “. La raison pour laquelle nous utilisons une instruction au lieu de taper un chiffre est qu’elle recalcule automatiquement lorsqu’un élément change. Si notre entreprise passe d’une ouverture de cinq jours par semaine à six jours par semaine, il suffit de le modifier dans le tableau des hypothèses et toutes les autres cellules se mettent à jour en conséquence. Nous n’avons pas besoin de parcourir toute la feuille pour trouver et changer le chiffre « 5 » en chiffre « 6 », tout est pris en charge en une fraction de seconde. Pour le faire, on utiliser simplement le signe « = » : cette cellule = (la cellule des jours par mois) multipliée par (la cellule des revenus par jour). Cela ressemblera à =d6*d11

Des formules pratiques prêtes à l’emploi

Internet regorge d’excellents guides sur la façon d’employer les formules. La partie importante est la suivante : en  » expliquant  » à Excel comment vous gagnez de l’argent, vous le rendez plus clair pour tout autre lecteur, y compris vous-même. Cela vous oblige à poser un regard clair ; les revenus sont constitués de deux ou trois facteurs, et chacun d’entre eux peut faire ou défaire l’entreprise. Cela peut être un rappel brutal qui vous incite à repenser vos plans de croissance, peut-être est-il plus facile d’augmenter les prix ou de faire revenir les clients ? Cela signifie également que les modifications apportées à vos hypothèses (dans ce tableau) se répercutent instantanément sur l’ensemble du modèle, ce qui vous permet de voir leurs effets sur votre excédent.

Aspect visuel

Le but de votre feuille de calcul n’est pas de créer une œuvre d’art. Il ne s’agit pas d’avoir l’air impressionnant ou de submerger votre lecteur avec des informations complexes.
Le but est de démontrer clairement où votre argent est gagné, où il est dépensé, et combien il devrait rester. Insistons sur ce point : toute astuce qui réduit la clarté est une entrave. Cela vaut pour les couleurs fantaisistes, les graphiques, les formules, les quantités écrasantes d’informations ou les polices illisibles. Ils ne vous donnent pas l’air intelligent mais peu sûr de vous. L’heure n’est pas à la créativité, c’est le moment de montrer que vous êtes rentable. Plus important encore, camoufler vos erreurs est dangereux.
Oui, c’est embarrassant au début, mais trouver une erreur tôt peut vous éviter beaucoup de maux de tête à l’avenir.

Onglets

Avoir quelques onglets différents peut être utile, cela sépare les différents éléments d’information d’une manière qui rend l’ensemble du document lisible.
Cependant, utiliser plus de cinq onglets est généralement une mauvaise idée, pour trois raisons :
1. Il est difficile pour les nouveaux lecteurs de s’y retrouver ;
2. Il est ennuyeux de continuer à naviguer parmi d’autant d’onglets ;
3. Il est plus difficile de mettre en place des formules.