Quelles sont les meilleures méthodes pour stocker les données RH ?
Comment et où vous stockez les données RH est plus important que vous ne le pensez. Elle a un impact sur l’efficacité de votre fonction RH et sur l’efficacité de vos activités de gestion des employés.
Les fichiers papier et Excel vous font perdre du temps et limitent votre capacité de reporting, mais lorsque vous stockez les données RH pour en faciliter l’accès et l’analyse, vous bénéficiez d’une plus grande visibilité de vos effectifs et d’outils pour une meilleure prise de décision. Les données peuvent être stockées dans un coffre-fort numérique comme mypeopledoc, lire cet article.
L’importance d’un stockage adéquat des données RH
Posséder d’excellentes données est une chose, mais disposer de données RH que vous pouvez utiliser en est une autre. Si vous ne disposez pas d’une méthode efficace de stockage des données RH, vous pouvez passer à côté d’occasions précieuses d’exploiter vos données RH pour une analyse et des informations puissantes. Un sondage réalisé auprès des responsables RH a révélé que seulement 5 % d’entre eux ont déclaré que leur organisation suivait et utilisait efficacement l’analyse des talents.
Lorsque vous disposez des outils et de la technologie pour stocker efficacement les données RH, vous passez moins de temps à chercher des informations et plus de temps à soutenir vos employés. L’utilisation d’une méthode efficace de stockage des données offre également les avantages suivants :
- Aide à satisfaire aux exigences légales : Le stockage des données RH de manière organisée vous aide à rester en conformité avec les règles de la Commission d’égalité des chances en matière d’emploi et du ministère du Travail en matière de stockage des documents d’emploi. Cela vous aide également à répondre aux exigences en matière de conservation des données des employés.
- Protection de la vie privée et de la sécurité des employés : Le stockage sécurisé des données préserve la vie privée des employés et protège les données sensibles des employés telles que les salaires, les dates de naissance et les numéros de sécurité sociale.
- Améliore la capacité de reporting : Vous pouvez tirer le meilleur parti de vos données RH lorsque vous disposez d’outils de reporting pour vous aider à analyser les tendances et à prendre de meilleures décisions en matière de gestion des effectifs.
Quelles données RH devez-vous stocker ?
L’organisation et le stockage des données RH seront plus faciles lorsque vous aurez une compréhension complète de toutes les informations et de tous les documents que vous devez suivre. Veillez à sélectionner une solution capable de stocker des données RH dans les catégories suivantes :
Recrutement
- Documents de vérification de l’emploi
- Curriculum vitae des candidats et données de suivi des candidats
- Lettres d’offre et contrats de travail
- Rapports de vérification des antécédents
- Documents d’intégration
Salaires ;
- Les dossiers de paie
- Les déductions salariales
- Le salaire des employés et les taux d’heures supplémentaires
- Les dates d’effet des primes et autres paiements
Les horaires et les congés ;
- Horaires de travail des employés
- Rapports d’heures supplémentaires
- Dossiers d’assiduité
- Congés payés et non payés
Avantages sociaux
- Choisis et déductions des employés
- Résumés des régimes d’avantages sociaux
Santé et sécurité ;
- Résultats des tests de dépistage de drogues
- Demandes d’indemnisation des travailleurs
Gestion de la performance
- Rapports de productivité
- Plans d’amélioration de la performance
Dossiers de formation ;
- Dossiers et dates de certification
- Présence aux formations
Séparation ;
- Les lettres de démission
- Les accords de révocation
- La documentation COBRA
- Les notes d’entretien de départ
Le Top 5 des méthodes de stockage des données RH
Chaque étape du parcours du cycle de vie de l’employé génère une quantité appréciable de données. Vous avez besoin d’une solution de stockage qui puisse tout gérer, tout en répondant à vos besoins en matière de reporting et d’accès aux employés. Voici cinq méthodes différentes de stockage des données RH :
1. Enregistrements papier
Le papier est tangible et simple à utiliser, mais il peut être facilement perdu et nécessite beaucoup d’espace de stockage. De plus, créer un rapport ou analyser les tendances des données est presque impossible lorsque vous essayez de le faire à partir de piles de papier.
Si vous devez stocker certaines données RH sous forme papier, assurez-vous de prendre les précautions suivantes :
- Conserver les informations sur les employés dans un endroit sécurisé.
- Ayez des sauvegardes des informations importantes en cas d’incendie ou d’autres dommages.
- Investissez dans un système de classement qui facilite la recherche rapide des informations.
2. Fichiers électroniques manuels
Pendant un certain temps, l’utilisation de documents Word et de feuilles de calcul Excel était l’une des seules façons d’organiser les données des employés sous forme électronique. Les fichiers électroniques sont relativement faciles à créer et à utiliser, mais ils présentent certains inconvénients, notamment :
- Les multiples fichiers peuvent surcharger votre bureau.
- Les fichiers volumineux sont plus difficiles à partager entre les membres de l’équipe.
- Le suivi des multiples versions des fichiers est fastidieux.
Les fichiers électroniques manuels peuvent être appropriés lorsque vous travaillez avec des ensembles de données plus petits et que seules quelques personnes ont besoin d’y accéder. Prenez les mesures suivantes pour tirer le meilleur parti des fichiers électroniques manuels :
- Utiliser des modèles pour simplifier la création de documents.
- Ajouter une protection par mot de passe aux documents contenant des informations sensibles sur les employés.
- Établir un processus de suivi des mises à jour des fichiers.
3. Fichiers partageables
Avec l’introduction d’outils comme Dropbox et Google Docs, il est plus facile de partager et de mettre à jour les données RH. Cependant, l’utilisation de ces outils vous oblige à effectuer des mises à jour et des modifications manuellement, ce qui signifie que vous pouvez toujours constater un manque de cohérence entre les fichiers et les rapports.
Les fichiers de données partageables encouragent davantage la collaboration que les fichiers électroniques, papier ou manuels. Pour utiliser en toute sécurité les fichiers partageables pour le stockage des données, vous devrez limiter l’accès aux utilisateurs autorisés. Vous aurez également besoin d’un protocole de contrôle de version afin de pouvoir suivre qui effectue les mises à jour des données.
4. Système interne à l’entreprise
Une plateforme de données RH propriétaire est adaptée à vos besoins individuels, mais si votre équipe informatique ne peut pas en assurer la maintenance et la mise à jour, vous pouvez vous retrouver avec un système qui n’évolue pas en fonction de votre effectif ou des besoins de votre équipe.
Si vous utilisez un système interne à l’entreprise, tenez compte de vos besoins permanents en matière de maintenance et de mises à niveau. Et, parce que les systèmes internes peuvent être coûteux, déterminez s’il existe des outils alternatifs de gestion des données RH qui peuvent offrir un meilleur bénéfice.
5. Solution de gestion du capital humain (HCM) basée sur le cloud
Un système HCM basé sur le cloud offre une sécurité des données RH et la possibilité de maintenir les données à jour de manière cohérente dans tous les domaines de la gestion des employés. Au lieu de gérer la paie, les avantages sociaux et d’autres services RH avec des systèmes distincts, vous pouvez tout faire avec une plateforme intégrée.
Une solution HCM tout-en-un vous permet d’avoir une vue d’ensemble de vos effectifs, tout en approfondissant des domaines spécifiques afin de pouvoir exécuter des rapports dans des domaines tels que le recrutement, la gestion des performances et la formation. Le fait de conserver vos données RH dans le cloud permet également aux membres de votre équipe RH, ainsi qu’à d’autres personnes que vous désignez, d’y accéder. Par exemple, le libre-service des employés leur permet d’accéder à leurs informations de paie, ainsi qu’à des documents et formulaires importants.
