Comment gérer la charge de travail de votre équipe ?
La gestion de la charge de travail est une partie essentielle de l’exécution de tout projet. Les projets sont exécutés par des personnes et en tant que chef, vous devez vous assurer que la charge de travail de votre équipe est équilibrée.
Les équipes de projet comptent sur les chefs de projet pour clarifier ce qu’elles doivent faire et quand, mais elles ne veulent pas que vous planiez au-dessus de leurs épaules pendant qu’elles accomplissent leurs missions. Il est important de trouver un équilibre entre le contrôle des tâches de votre équipe et le fait de leur laisser de l’espace pour travailler.
Qu’est-ce que la gestion de la charge de travail ?
La gestion de la charge de travail est le processus d’attribution des tâches pour que l’équipe continue à travailler tout en surveillant leurs progrès au cours du projet. Elle fournit un cadre des tâches à effectuer et des personnes de l’équipe qui sont censées travailler sur ces tâches.
Pourquoi la gestion de la charge de travail est-elle importante ?
La gestion de la charge de travail est un moyen de garder vos équipes occupées et productives. C’est un moyen stratégique de répartir le travail au sein de votre équipe pour stimuler les performances. Cependant, gérer la charge de travail ne consiste pas seulement à gérer efficacement les ressources, mais aussi à réduire le stress, l’épuisement et les erreurs des équipes.
La gestion de la charge de travail aide les organisations à mener à bien leurs projets. Elle est également bénéfique pour la planification de la capacité, l’utilisation des ressources et la performance des employés, parmi d’autres impacts commerciaux positifs.
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Étapes de la gestion de la charge de travail
Le plan de gestion de la charge de travail doit être examiné et révisé en permanence à mesure que le projet avance et change. Cela signifie que vous devez gérer activement la charge de travail de votre équipe pendant l’exécution du projet, ce qui nous amène au processus de gestion de la charge de travail en cinq étapes suivant.
1. Examiner la charge de travail actuelle de l’équipe
Si vous êtes un chef de projet qui commence à élaborer un plan de gestion de la charge de travail à partir de zéro, vous devez commencer par examiner ce qui se passe actuellement.
2. Identifiez le personnel sur-affecté
Regardez les membres de l’équipe qui sont sur-affectés ou ceux qui ont reçu plus de travail qu’ils ne peuvent en accomplir dans le temps imparti.
3. Identifiez le personnel sous-affecté
Consultez également dans vos rapports de ressources et vos tableaux de bord de gestion du travail les employés qui n’ont pas assez de travail à faire. Gardez votre équipe motivée en vous assurant qu’elle a des tâches significatives à remplir chaque jour.
4. Tenir compte des compétences et des absences
Vous pouvez mieux gérer la charge de travail de votre équipe si vous savez quand elle sera présente. Parlez-leur des vacances à venir et incluez-les dans votre planification de la charge de travail afin de ne pas leur assigner des tâches pendant leur absence.
5. Ajustez la charge de travail de l’équipe
Enfin, vous devez tenir compte des sur- et des sous-allocations. Commencez par les employés qui ont trop de travail qui leur est attribué et divisez les grosses tâches en petits morceaux.
